如何编写工作说明书

　　工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类岗位的工作性质、职责、权限、工作关系、工作时间和环境，以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。前者属于工作描述的内容，后者属于工作规范的范畴。工作说明书所包含的内容主要通过工作分析的过程，经过归纳与整理获得。 工作说明书在人力资源管理中具有基础性作用，它可以作为岗位评估、绩效管理、招聘配置、培训、组织设计、人力资源规划、职业生涯规划等各个模块的参考依据。

一、工作说明书主要内容 
　　工作说明书的主要内容无固定的模式，有的比较简单，有的比较复杂，具体需要根据该企业工作分析的特点、目的与要求确定相应栏目。但一般来说，工作说明书包括以下内容： 
1.工作标识 
　　包括工作名称、编号、工作性质、所属部门、直接主管、工作说明书的编写日期、编写人与审核人，以及文件确认时间等项目。 
2.工作概述
　　它从总体上描述工作的性质，只需列出工作的主要活动和功能即可，不必细分工作职责和工作任务。
3.工作职责和任务 
　　表明了任职者所从事的工作在组织中承担的责任，所需完成的工作内容。
4.工作权限
　　工作说明书中还应当明确工作任职者的权限范围。一般的权限包括决策权、人事权、财务权等。　
5.工作条件与物理环境 
　　简要地列出有关的工作条件，包括工作场所的温度、湿度、光线、噪声、粉尘、辐射等。有些工作说明书还要表明存在的危险或对任职者身体健康有害的因素。
6.工作的绩效标准 
　　工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容，即完成本职工作所要达到的标准。这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所应达到的标准或要求。 
　　要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你工作做到这种程度，就令人满意了。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整，自然就会形成一套较完整的绩效标准。 
7.任职资格
　　主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，基本分为
·学历和知识要求。知识一般又可分专业知识、管理知识和政策、法律法规知识等
·工作经验要求
·技能和能力要求。如有些岗位需要一定程度的英语、计算机水平要求，有些岗位如电工、锅炉工、会计、律师等必需具备相应的资质证书才能上岗；能力要求如组织协调能力、领导力、信息寻求能力、人际理解力、问题解决能力等
·身体要求。包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等等 

二、岗位说明书编写要求
　　工作说明书在组织管理中的地位极为重要，是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核的重要决策和参考依据。一份实用性强的工作说明书应符合下列要求： 
1.对岗不对人
　　在编写岗位说明书时要强调“应该干什么？”而不是“正在干什么？”，也就是说要关注于本岗位应该承担什么职责，而不是目前岗位所任职人员正在干什么事情
2.清晰明白 
　　在编写工作说明书时，对于工作的描述必须清晰透彻，所描述工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是本岗位任职人员能实实在在地领会，让相关人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需再询问他人或查看其他说明材料。
　　应尽量避免过于强调技术性的文字或概念，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的语言或解释清楚，以免在理解上产生误差。
3.简短扼要 
　　整个工作说明书必须简短扼要，以免由于过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适，对于兼顾的职责可作出必要的补充或说明。 
4.职责排列要体现逻辑性
　　—般说来，一个岗位通常有多项工作职责，在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章、随机的，而是要按照—定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。 逻辑顺序有多种形式：
·按照职责的重要性程度来排列。越重要的职责放在越前面，体现主次顺序
·按照岗位的工作流程顺序来排列。如培训专员的职责可以按照培训需求调查分析、培训计划制订、培训机构或讲师确定、培训组织实施、培训效果评估、培训资料归档这样一个工作流程来排列
·按工作职责的性质来排列。即把具有“决策属性”的工作职责放在最前面。这类性质的岗位职责包括规划目标、制定战略、发布命令、草拟政策和规则、批准工作任务和文件等一些高层次的工作内容；把具有“管理属性”的工作职责，包括管理的一般职能：计划、组织、指挥、控制和协调工作；工作事项的统筹和沟通工作；培训教育工作等，排列在其次。将具有“执行属性”的工作任务，包括对一些物态的管理工作，和一些纯粹的事务性工作，排列在最后
5.注意职责和任务的区别
　　任务：是指为了达到某种目的所从事的一系列活动，它可以由一个或多个要素组成。如用小车搬运货物到某一工作地点。
　　职责：是指一项或多项相互联系的任务集合。大多数人都有这种感觉：职责和任务很难区分，我们举个例子来说明的话，可能会有助于对这两个概念的理解和区分。例如薪酬调研是薪酬专员的一项职责，它可能包含以下几项任务：确定薪酬调研对象；设计薪酬调研问卷；实施薪酬调研；调研问卷结果分析；编制薪酬调研报告等。
　　—般来说，职责相对于任务来说更概括，而且，层级越高，其职责相对来说更抽象，层级越低，职责更具体，如对于基层或生产线员工来说，许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。
6.语言表述要简洁、清楚、确切
　　编写岗位职责时，应该选用“动词+宾语”的句式，这种句式表述较为直观，更容易理解。描述岗位职责的句式中，尽量不要使用形容词，如：“积极”、“认真”、“好”等词语。岗位职责使适岗人员明白应该做什么，就已经达成编写目的，至于怎样做？做到什么地步才算好？则应该通过其他管理文件来进一步说明。岗位职责承载的信息量过大，势必影响对其的理解、教育和落实。表述工作状态的形容词，可以在管理标准，或操作规范中使用，表明对工作状态的具体要求。 
　　编写岗位职责应该尽量避免使用，或少用“负责”、“管理”这一类意义表述比较笼统的词语。可以根据具体职责不同选用合适的动词，如针对制度、方案、计划等文件可以选用以下动词：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见等。